Babbo Natale per Family Day e feste aziendali a Roma
Il programma della festa di Natale è quasi pronto. Le famiglie arrivano alle cinque, la merenda è prevista alle cinque e mezza e qualcuno propone di far entrare Babbo Natale subito dopo. A quel punto, per chi segue l’organizzazione, cominciano le domande. Deve consegnare un regalo a ciascun bambino? Resterà per le foto? E se una famiglia arriva quando la consegna è già iniziata? Chiarire questi passaggi prima di chiedere un preventivo aiuta a trovare un interprete adatto e a far funzionare l’incontro dentro il resto della festa.
Che ruolo avrà durante la festa
In un Family Day con poche famiglie, Babbo Natale può entrare a sorpresa, chiamare i bambini per nome e consegnare i pacchi in un unico momento. Con un gruppo più numeroso, può essere più comodo prevedere una postazione dove i bambini si avvicinano a piccoli gruppi. La scelta cambia la durata dell’ingaggio, lo spazio da riservare e il numero di persone che devono dare una mano. Se il momento più atteso è la consegna, chiedi all’agenzia come l’attore gestisce il dialogo mentre cerca il pacco giusto o aspetta che un bambino si faccia avanti. Se invece prevedi una presenza più lunga, chiarisci se l’interprete resterà per le foto e chi seguirà l’attesa delle famiglie. Un elfo può aiutare a preparare il prossimo regalo e accogliere chi si avvicina, mentre Babbo Natale continua a parlare con il bambino che ha davanti. Per farti un’idea di come si prepara quel dialogo, puoi vedere come Magnum Eventi prepara la consegna dei regali nelle visite a domicilio. In azienda puoi riprendere lo stesso principio anche con un gruppo più grande, concordando in anticipo quali nomi usare e quanto spazio lasciare alla conversazione.
Le informazioni da mandare all’agenzia
Chi lavora in segreteria spesso raccoglie le adesioni mentre sta ancora definendo gli orari con la location. Per una prima richiesta basta dare all’agenzia un quadro realistico della festa. Se le presenze sono ancora indicative, scrivi quando pensi di avere il numero definitivo. Nel brief puoi includere questi cinque punti.
- Data, indirizzo e programma. Indica la fascia della festa e in quale momento vorresti far entrare Babbo Natale.
- Numero ed età dei bambini. Specifica se arriveranno insieme o se le famiglie entreranno in momenti diversi.
- Ruolo e durata. Chiarisci se prevedi una comparsa, una consegna dei doni o una postazione con foto.
- Gestione dei pacchi. Indica chi li prepara, come saranno identificati e chi li passerà all’attore.
- Referente sul posto. Lascia un recapito diretto e concorda dove far arrivare l’interprete prima dell’ingresso in sala.
C’è un dettaglio che vale la pena definire con la location. Chi accompagna Babbo Natale fino al punto d’ingresso e chi gli dà il via? Se il fotografo sta finendo le foto di gruppo o la merenda è partita in ritardo, il referente deve poter aggiornare l’interprete prima che entri. Lo stesso vale per i regali. Se sono tutti uguali, può bastare averli pronti vicino alla postazione. Se sono nominativi, conviene stabilire chi controlla le etichette e come gestire il pacco di un bambino che deve ancora arrivare. Sono passaggi semplici da concordare in anticipo, soprattutto se il giorno della festa la stessa persona dovrà seguire catering, accoglienza e fornitori.
Se avete già fissato la data del Family Day, chiedete disponibilità con il programma che avete oggi, anche se mancano alcune conferme. Un preventivo utile dovrebbe chiarire quanto tempo resta l’interprete, che cosa farà durante la festa e quale supporto può fornire l’agenzia. Se desiderate anche un elfo, una postazione fotografica o un ingresso scenografico, ditelo subito. Così potete valutare la proposta con la location e capire come inserirla nella festa prima di confermare l’ingaggio.
